E-Business

Persaingan di dunia usaha saat ini semakin ketat, persyaratan terhadap kualitas produk, harga, ketersediaan produk di pasaran serta ketepatan pengiriman menjadi tuntutan utama konsumen. Tidak terkecuali di Indonesia pun sama. Perusahaan dituntut untuk dapat secara optimal membentuk suatu sistem dan melakukan koordinasi, baik di dalam suatu fungsi perusahaan ataupun antar fungsi-fungsi yang dimiliki oleh perusahaan.

Pengembangan fungsi-fungsi yang dimiliki oleh perusahaan berjalan seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Sebagai contoh, teknologi jaringan telah mampu merubah paradigma lingkungan bisnis dari fisik menjadi electronic business. Telah banyak perusahaan yang menggunakan teknologi informasi untuk mengembangkan cross functional enterprise systems yang mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis secara tradisional yang dimilikinya guna melakukan reengineer dan meningkatkan proses bisnis yang utama dalam perusahaan.

Cross functional enterprise system yang dilakukan oleh perusahaan berkaitan dengan enterprice resources planning, customer relationship management, enterprise application integration, supply chain management dan enterprice collaboration systems. Penerapan e-business system dalam perusahaan biasanya menggunakan bantuan software, dimulai penerapannya pada fungsi per fungsi kemudian berkembang antar fungsi yang menjadi cross-funtional client/server application.

E-business (sering disebut electronic business) adalah penggunaan sistem informasi, teknologi informasi, internet, dan hubungan interaktif antara konsumen, mitra, dan suppliers untuk mendukung proses bisnis utama, yups … kira-kira singkatnya seperti itu penjelasan singkatnya dari kebanyakan literatur yang ada. Proses bisnis utama pada suatu organisasi biasanya terkait dengan fungsi-fungsi (primary functions dan support functions) yang terdapat pada model value chain yang dikembangkan oleh Porter.

Dari konsep yang dipopulerkan IBM akhirnya banyak perusahaan software besar yang ikut mengembangkan layanan e-business diantaranya the big four (IBM, Oracle, SAP, dan Microsoft). Layanan e-business yang mereka kembangkan telah terintegrasi dalam suatu paket produk, diantaranya : IBM Business Solutions, Oracle Business Intelligence, SAP Business Suite, dan Microsoft Dynamics.

Konsep e-business ini dilatar belakangi dengan adanya krisis yang dialami IBM sehingga akhirnya mengganti CEO-nya pada tahun 1993.

Pertumbuhan internet yang sangat cepat mulai pertengahan 1990-an, banyak pihak yang melihat sebagai suatu kesempatan emas yang dapat membuat perusahaan lebih unggul, namun banyak yang belum bisa memanfaatkan keadaan tersebut. Ditengah keadaan perkembangan jaringan yang semakin semrawut dan kacau, perkembangan intranet, server, situs web, browser, dan search engine, yang mengindikasikan diperlukannya pengembangan platform baru yang luas dan kuat untuk mengakomodasi keseluruhan bisnis, baik skala besar dan kecil, sehingga tidak hanya dapat digunakan untuk menjual produk dan mempromosikan merek.

Melihat keadaan yang dapat mengubah cara kerja perusahaan, akhirnya pada tahun 1995 Louis Gerstner, CEO IBM saat itu berhasil mengatasi krisis finansial yang dialami IBM dan mengagendakan bagaimana membuat internet bisa menjadi alat bisnis ke bisnis yang bermanfaat, dengan mengandeng Dennie Welsh sebagai Kepala Integrated Systems Services Corporation (anak perusahaan IBM) saat itu, dan Marketing Executive John Patrick yang memiliki persepsi sama dengan dia.

Untuk menangani rencana besar Gerstner akhirnya dibentuk Internet Division dibawah pimpinan Irving Wladawsky-Berger, dengan tugasnya untuk merumuskan dan meluncurkan strategi internet perusahaan di seluruh unit bisnis.

Sehingga pada musim gugur 1997, Louis Gerstner melalui IBM mengkampanyekan pemasaran yang sangat kreatif untuk mendorong dan menyediakan layanan agar setiap perusahaan mampu menerapkan e-business dan memanfaatkan internet sebagai nilai bisnis.

Pada prinsipnya, e-Business kerap didefinisikan sebagai “aktivitas yang berkaitan secara langsung maupun tidak langsung dengan proses pertukaran barang dan/atau jasa dengan memanfaatkan internet sebagai medium komunikasi dan transaksi”. Perkembangan teknologi komputer dan telekomunikasi (teknologi informasi) yang sangat pesat dewasa ini telah mengakibatkan terjadinya revolusi di dunia perdagangan dan industri. Jika dahulu transaksi bisnis yang harus dilakukan secara tatap muka (face-toface), melibatkan sejumlah fasilitas dan sumber daya fisik (office and paper), dan mempertukarkan barang dan jasa terkait dengan uang kertas atau receh; maka pada saat ini transaksi serupa dapat dilakukan oleh siapa saja dan dari mana saja secara fleksibel (tanpa harus bertatap muka), dilakukan dengan menggunakan peralatan elektronik (handphone ,gadget, komputer, personal digital assistant, dsb.) dan internet, dimana proses pembayaran dilakukan melalui mekanisme transfer informasi keuangan (credit card, ATM, digital money, dsb.). Para praktisi bisnis harus melihat fenomena ini sebagai suatu tawaran kesempatan untuk dapat meningkatkan kinerja bisnis dari berbagai segi secara signifikan, karena banyak sekali hal yang dapat dilakukan seperti: memperbaiki efisiensi, efektivitas, transformasi industri, dan lain  sebagainya. Intinya adalah, jika praktisi bisnis melihat adanya sumber daya fisik atau proses bisnis yang saat ini dapat didigitaliasikan, maka disitulah kesempatan konsep e-Business dapat diimplementasikan.

Syarat utama yang harus dipenuhi oleh sebuah perusahaan yang ingin mengimplementasikan konsep e-Bussiness adalah bahwa manajemen perusahaan harus benar-benar memahami filosofi dasar dari konsep e-Business (bukan sekedar ikut-ikutan atau latah belaka). Setelah itu, barulah dua hal penting yang harus dimiliki, masing-masing adalah: kemauan dan kemampuan. “Kemauan” artinya adanya keinginan, inisiatif, komitmen, dan dukungan dari segenap pimpinan dan manajemen perusahaan untuk mengimplementasikan konsep e-Business di institusi yang dikelolanya. Mengapa aspek “kemauan” tersebut diperlukan karena sering kali inisiatif penerapan prinsip e-Business memerlukan paradigma dan pandangan baru terhadap bagaimana cara-cara mengelola bisnis (misalnya: prosedur kerja berbasis proses yang sifatnya lintas fungsi) dari segenap sumber daya manusia perusahaan. Bahkan tidak jarang ditemukan proyek penerapan eBusiness yang dilakukan secara simultan dengan program manajemen perubahan (change management).

 “Kemampuan” berarti perusahaan memiliki sumber daya yang cukup untuk mewujudkan “kemauan” tersebut, seperti: sumber daya manusia dengan kompetensi dan keahlian yang dibutuhkan, dukungan finansial yang memadai, keberadaan fasilitas teknologi informasi terkait (aplikasi, database, komputer, internet, dan infrastruktur), dan kerjasama kondusif dengan  berbagai mitra bisnis (vendor, pemasok, lembaga keuangan, dan lain sebagainya). Sebagian besar dari sumber daya tersebut merupakan komponen utama dari sebuah konsep e-Business, yaitu: proses bisnis yang akan men-drive aplikasi, data/informasi yang akan men-drive database, teknologi yang akan men-drive perangkat keras dan infrastruktur, dan stakeholders (mereka yang berkepentingan) yang akan men-drive sumber daya manusia (user dan pengembang sistem e-Business), dan sistem governance (seperti kebijakan, prosedur, job description, dan lain-lain).

Pada prinsipnya, seluruh perusahaan – tanpa perduli ukuran dan jenisnya – dapat menerapkan konsep e-Business. Hal ini disebabkan karena dalam proses penciptaan produk maupun jasanya, setiap perusahaan pasti membutuhkan sumber daya informasi. Karena berbagai fungsi dan proses bisnis membutuhkan data/informasi, maka bagaimana informasi tersebut diciptakan dan didistribusikan merupakan hal yang krusial untuk dikelola perusahaan. Salah satu fitur dari konsep e-Business adalah menawarkan cara-cara penciptaan, penyimpanan, pengolahan, dan pendistribusian informasi yang efisien dan efektif di dalam sebuah perusahaan maupun antara perusahaan dengan stakeholdernya (supplier, customer, mitra bisnis, vendor, dan pihak lain yang berkepentingan).

Tugas SIA III

TUGAS SIA III

PERTANYAAN

1.      Di bioskop, ada seorang pegawai yang biasanya bertanggungjawab untuk memberikan karcis dan menerima uang, sementara pegawai lainnya mengumpulkan karcis saat penonton memasuki bioskop. Apa alasan kegiatan ini?

2.      Banyak restoran yang menggunakan nota pesanan pelanggan yang telah diberi nomor terlebih dahulu. Setiap pelayan diberikan nota ini untuk menulis pesanan pelanggan. Pelayan diberitahukan untuk tidak membuang satupun nota pelanggan tersebut. Apabila terjadi kesalahan, mereka harus membatalkan nota tersebut dan menulis yang baru. Setiap hari, seluruh nota yang dibatalkan akan dikembalikan ke manajer. Bagaimanakah cara kebijakan ini dapat membantu restoran untuk mengendalikan penerimaan kasnya?

3.      Sebutkan siklus-siklus transaksi bisnis yang terjadi pada umumnya pada suatu organisasi. Dan tuliskan kegiatan bisnis yang umum dan dokumen sumber yang dihasilkan pada masing-masing siklus transaksi tersebut !

SOLUSI

1.       Kegiatan proses tersebut sangat penting karena setiap proses mempunyai pertanggung jawaban tersendiri dalam setiap bidangnya. Dimana pekerjaan menjadi terorganisir dan efektif. Proses tersebut juga dilakukan agar memastikan pemisahan tugas yang efektif, dimana pemisahan tugas berkenan dengan pembagian tanggung jawab ke beberapa pegawai atas bagian-bagian dari sebuah transaksi, serta mengumpulkan dan memproses data mengenai kegiatan bisnis organisasi secara efisien dan efektif, sehingga membentuk pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa data kegiatan bisnis di catat dan diproses secara akurat dan untuk melindungi data dan aset organisasi lainnya.

2.       Kebijakan yang dapat dilakukan untuk mengendalikan penerimaan kas adalah pemberian nomor pada nota pesanan pelanggan, pelayan tidak boleh membuang nota apa bila terjadi kesalahan, dan mengembalikan seluruh nota pesanan kepada manajer, serta membentuk pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa data kegiatan bisnis di catat dan diproses secara akurat dan untuk melindungi data dan aset organisasi lainnya sehingga membantu restoran untuk mengendalikan penerimaan kasnya.

3.      Siklus-siklus transaksi bisnis :

a.       The revenue cycle: siklus pendapatan mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk uang tunai.

b.      The expenditure cycle: siklus pengeluaran, mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai.

c.       The human resources/payroll cycle: siklus penggajian sumber daya manusia, mencakup kegiatan mengontrak dan menggaji pegawai.

d.      The production cycle: siklus produksi, mencakup kegiatan mengubah bahan mentah dan buruh menjadi produk jadi.

e.       The financing cycle: siklus keuangan,mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari investor dan kreditor dan membayar mereka kembali.

Kegiatan bisnis dan dokumen