Siklus Penerimaan

Siklus Penerimaan  (PT. Kimia Sukses Selalu)

1.      Gambaran Umum Sistem Penerimaan PT Kimia Sukses Selalu

            Sistem Penerimaan  (Revenue Cycle) PT. Kimia Sukses Selalu merupakan serangkaian aktivitas operasi rutin bisnis perusahaan yang berubungan dengan penjualan barang yang diproduksi (bahan-bahan kimia) oleh perusahaan untuk mendapatkan pendapatan kas sehigga mampu membiayai aktivitas operasi perusahaan lainnya.

2.      Siklus Penerimaan  PT. Kimia Sukses Selalu

Siklus Penerimaan digambarkan pada gambar 4.1  berikut menggunakan DFD (Data Flow Diagram) dan lebih jelasnya pada gambar 4.2 dengan menggunakan diagram alur (flowchart).

Siklus Penerimaan PT. Kimia Sukses Selalu

Gambar 4.1  DFD Sistem Penerimaan PT. Kimia Sukses Selalu

Revenue cycle (General Ledger) PT. Kimia Sukses Selalu

Gambar 4.2    Flowchart Sistem Penerimaan  PT. Kimia Sukses Selalu

Keterangan Flowchart :

Sistem Penerimaan PT. Kimia Sukses Selalu dimulai dari datangnya Purchase Order (PO) dari pelanggan ke perusahaan yang diterima oleh Customer Sales Representative (CSR) perusahaan dalam bentuk dokumen asli, fax, ataupun email. PO yang datang kemudian dilihat dan diperiksa kelengkapannya seperti tanda tangan pemesan dan cap pelanggan serta Credit Limit, Gross Margin, dan Nilai Ordernya apakah masuk akal atau tidak.

Credit limit dibutuhkan untuk melihat apakah seorang customer memiliki piutang (kredit) melebihi batas piutangnya atau tidak. Apabila pelanggan tersebut memiliki piutang lebih daripada yang dibataskan, maka staf CSR akan meminta otorisasi dari Sales Manager. Kemudian Gross Margin adalah selisih antara harga pokok barang dengan floor price dalam persentase. Gross margin tersebut berbeda-beda bagi setiap barang karena  sebagian besar transaksi perusahaan adalah transaksi yang jumlahnya tergolong besar sehingga perusahaan harus dapat fleksibel untuk setiap pelanggannya.  Jika persentase Gross margin lebih rendah dari yang sudah ditentukan (harga jual kepada pelanggan dibawah floor price) , maka staf CSR akan meminta otorisasi dari Sales Manager. Atau lebih ekstrem lagi apabila terjadi Negative Gross margin (harga jual lebih rendah daripada harga pokok barang), maka staf CSR akan meminta otorisasi kepada Direktur Marketing. Sedangkan Nilai Sales Order akan berhubungan dengan proses selanjutnya yakni dalam proses pembuatan dokumen Sales Order.

Nilai Sales Order ditentukan minimum sebesar dua juta rupiah  Apabila Nilai Sales Order ternyata kurang daripada dua juta rupiah maka staf CSR juga akan meminta otorisasi kepada Sales Manager. PO dari pelanggan tidak dicatat oleh CSR kedalam catatan atau dokumen yang resmi. PO yang telah selesai diperiksa oleh bagian CSR akan diarsip rapi menurut nama pelanggan. 

Bagian CSR yang menerima PO dari pelanggan kemudian akan menghubungi bagian Gudang dengan telepon dan  bagian CSR akan mengirimkan email yang berisi pesanan apa yang datang, pelanggannya siapa dan berapa jumlah pesanannya. Staf Gudang yang menerima pesanan dari CSR segera mempersiapkan barang yang dimaksud. Pertama kali staf Gudang akan mengecek ke dalam Catatan Gudang apakah barang yang dimaksud tersedia didalam Gudang atau tidak. Setelah barang yang dipesan tersedia kemudian staf Gudang akan membuat Delivery Order (DO) lima rangkap. DO ini diberikan nomor secara urut (tetapi tidak prenumbered) dimana PO yang datang lebih dahulu akan mendapatkan nomor DO terlebih dahulu pula. Apabila ternyata DO yang telah dicetak ternyata salah, maka akan dicetak ulang dengan nomor DO yang sama dengan sebelumnya dan DO yang lama akan disobek-sobek. DO yang telah dicetak akan diotorisasi oleh manajer Gudang kemudian diperiksa dengan barang yang akan dikirimkan kepada pelanggan. Dari lima lembar DO yang dicetak dan diotorisasi, hanya empat lembar yang akan dikirimkan kepada pelanggan bersama barang oleh transportir /kurir. Lembar pertama (Bukti tanda terima langganan), lembar kedua (Bukti Pengeluaran Barang), lembar ketiga (Surat Penagihan Angkutan), dan lembar keempat (Surat Pengantar) yang akan dikirimkan kepada pelanggan. Sedangkan lembar kelima DO (Salinan Bukti Pengeluaran Barang) akan disimpan oleh bagian Gudang sebagai arsip.

Transportir/kurir yang mengantarkan barang akan meminta tanda tangan dari pelanggan dan membawa kembali lembar kedua, ketiga, dan keempat saja ke perusahaan. DO yang kembali ke perusahaan akan diterima oleh bagian Billing perusahaan. Bagian Billing akan memeriksa kembali apakah DO yang kembali telah dibubuhi tanda tangan pelanggan atau belum. Juga apabila ternyata DO yang kembali rusak atau tidak dapat terbaca isinya, maka bagian Billing akan meminta tanda penerimaan barang kepada pelanggan. Bagian Billing kemudian memberikan lembar ketiga yakni Surat Penagihan Angkutan kepada Kasir untuk dilakukan pembayaran atas pengangkutan barang ke pelanggan. Kedua dokumen DO lainnya akan digunakan bagian Billing untuk membuat Faktur Penjualan (Sales Invoice) dan setelah itu akan digunakan untuk menginput jurnal penjualan dan jurnal pengeluaran barang didalam General Ledger.

Faktur dibuat berdasarkan DO yang kembali sebanyak enam lembar dimana faktur akan diberikan nomor faktur secara urut saja (bukan prenumbered) sehingga apabila faktur yang dicetak ternyata salah, staf Billing dapat dengan mudah mencetak lagi dengan nomor yang sama. Faktur Penjualan terdiri dari lembar pertama (Untuk pembeli BKP/penerima JKP sebagai bukti pajak masukan), lembar kedua (Untuk PKP yang menerbitkan faktur pajak standar sebagai bukti pajak keluaran), lembar ketiga (Untuk KPP dalam hal penyerahan BKP/JKP dilakukan kepada pemungut), lembar keempat (Pelanggan), lembar kelima (Arsip), dan lembar keenam (Arsip). Lembar pertama, keempat dan kelima akan diantarkan kepada pelanggan oleh bagian Billing. Sedangkan lembar kedua akan disimpan perusahaan sebagai bukti pajak keluaran, lembar ketiga akan dikumpulkan dan akan diserahkan kepada KPP setempat, dan lembar keenam akan diarsip bersama dengan dua lembar DO yang kembali menurut urutan nama pelanggan.

Terdapat empat cara yang dapat dilakukan oleh pelanggan untuk membayar piutangnya kepada perusahaan. Keempat cara pembayaran tersebut adalah melalui cek, giro mundur, transfer ke rekening perusahaan dan pembayaran tunai. Dari keempat cara pembayaran tersebut, yang paling sering dipakai adalah pembayaran dengan menggunakan cek.  Sebelum tanggal jatuh tempo, pelanggan akan mengantarkan cek kepada perusahaan yang akan diterima oleh bagian Kasir. Bagian kasir kemudian akan memeriksa keaslian dan membandingkan jumlah cek dengan jumlah yang tertera pada  faktur penjualan. Apabila jumlah yang tertera sama atau kurang sedikit (biasanya pelanggan tidak mau membayar biaya materai) maka kekurangannya akan dihapus saja dan bagian Kasir akan langsung membuat receipt voucher. Apabila pembayaran dilakukan oleh giro mundur, maka staf kasir akan menunggu pembuatan receipt voucher sampai dengan giro mundur tersebut cair. Kemudian kalau pembayaran menggunakan transfer ke dalam rekening perusahaan maka pembuatan receipt voucher dilakukan setelah bagian kasir melakukan pemeriksaan terhadap Rekening Koran (R/K) harian atau Rekening Koran (R/K) bulanan perusahaan. Receipt voucher dicetak satu lembar dimana setelah receipt voucher tersebut dicetak akan ditandatangani oleh Manajer Keuangan yang menyatakan bahwa Faktur Penjualan itu telah dilunasi oleh pelanggan. Receipt voucher juga akan menjadi dokumen bagi bagian Billing untuk memasukkan Jurnal Penerimaan Kas. Setelah jurnal dimasukkan maka receipt voucher akan dikembalikan lagi kepada bagian Kasir untuk diarsip menurut pelanggan.